Beispiel 3 - Das Start Up

Allgemein

Sie sind ein junges Start Up und möchten, dass Ihre NetCologne Cloud PBX die Anrufe nach diesen Regeln weiterleitet:

Mit einer IVR sollen sich alle Anrufer Montags bis Freitags von 9:00 bis 18:00 Uhr selbstständig mit dem richtigen Mitarbeiter verbinden können.
Die Mailbox soll am 01. Mai und anallen Wochenenden aktiv sein.
Anrufe aus Österreich sollen immer zur Rufgruppe „Service Österreich“ geleitet werden.
Mit der Basisregel soll zu allen anderen Zeiten eine Mailbox aktiv sein.

Wenn Sie nun die Weiterleitungen einrichten, wird der Ablauf Ihres Vorgehens in einer anderen Reihenfolge geschehen als die Anforderungen oben dargestellt sind. Grund dafür ist, dass die Weiterleitungen mit Prioritäten versehen sind und Weiterleitungen mit Priorität 1 immer zuerst greifen, dann die mit Priorität 2, etc.

Dementsprechend wichtig ist die richtige Vergabe der Prioritäten. Soll ein Filter zum Beispiel immer gelten, muss er die Priorität 1 bekommen. Erst dann kommt die Prüfung auf Werk- oder Feiertag oder Öffnungszeiten.

Anruffilter für österreichische Anrufe

Da ausnahmslos alle Anrufe aus Österreich nach Österreich weitergeleitet werden sollen, beginnen Sie mit dieser Regel. Die NetCologne Cloud PBX wird sie immer zuerst prüfen, vor allen anderen Regeln. Nennen Sie sie zum Beispiel "Anruffilter Österreich" und geben Sie ihr die Priorität 1.

Bestimmen Sie nun den Weiterleitungstyp 1 für diese Regel, da sie dauerhaft zum Einsatz kommt. Diese Weiterleitung braucht mit diesem Weiterleitungstyp keine weitere Spezifikation - sie gilt immer.
Aktivieren Sie die Option „Filter für Anrufe von bestimmten Einzelrufnummern, Orts- und / oder Ländervorwahlen“. Hiermit können Sie die Eigenschaften bestimmen, nach denen die Anrufe aussortiert werden sollen. Setzen Sie nun die Vorwahl von Österreich mit einem Stern (*) dahinter ein. Dieser Stern ist ein Platzhalter für alle Ortsvorwahlen und Rufnummern. Damit haben Sie den Filter für alle Anrufe aus Österreich bestimmt.
Nun definieren Sie das Ziel der Weiterleitung, die Rufgruppe "Service Österreich". Eine Rufgruppe ist meistens eine ganze Gruppe von Telefonen, die bei Anruf zeitgleich klingeln. Diese Rufgruppe sollte bereits vorher unter "Ziele" eingerichtet worden sein ("Ziele einrichten").

Feiertagsregelung

Einzelnen Begebenheiten, zum Beispiel Urlaube oder Feiertage, sollten Sie die Priorität 2 geben. Der Regel für den 1. Mai geben Sie deshalb die Priorität 2. Nennen Sie diese Regel zum Beispiel "Maifeiertag"

Wählen Sie für die Regel den Weiterleitungstyp 3. Er erlaubt es Ihnen, dieser Regel ein bestimmtes Datum zu geben.
Dann fügen Sie Datum und Zeitspanne ein, zum Beispiel 01.05.2018 und 08:00 Uhr bis 18:00 Uhr. Damit greift die Regel nur während der Bürozeit Maifeiertag.
Nun wählen Sie die Mailbox für diesen Feiertag als Ziel der Weiterleitung.

Werktagsregelung

Als letzte Regel legen Sie die Weiterleitung für Werktage an. Geben Sie ihr zum Beispiel den Namen "Werktags" und vergeben Sie die Priorität 3.

Auch hier ist der Weiterleitungstyp 2 der richtige, weil es sich hierbei um mehrere Wochentage handelt.
Aktivieren Sie Montag bis Freitag und bestimmen Sie die Zeit 08:00 bis 18:00 Uhr als Zeitraum. Zu diesen Zeiten ist die Regel dann aktiv. Nach Feierabend ist dann die einzige Zeit, zu der keine andere Regel greift. In dieser Zeit wird dann die Basisregel aktiv.
Sie sollten zuvor bereits eine IVR eingerichtet haben. Setzen Sie diese nun als Ziel der Weiterleitung. Die IVR verbindet Anrufer automatisch mit der richtigen Abteilung oder dem richtigen Ansprechpartner, auch wenn dieser im Home Office arbeitet. Mit der Tastatur des Telefons wählt der Anrufer aus unterschiedlichen Möglichkeiten die für ihn richtige aus (Beispiel: Drücken Sie bitte die 1 für die Beratung, die 2 für die Buchhaltung oder die 3 für den Service). Lesen Sie mehr über diese praktische Option unter "IVR".

Ruft jemand also außerhalb der Bürozeiten an (Mo bis Fr, 8-18 Uhr), greift die Basisregel und leitet die Anrufer an eine Mailbox weiter, die Sie zuvor eingerichtet haben.

Damit haben Sie alle Regeln eingerichtet, passend zu den oben genannten Kriterien.